2019-07-25

Regulamin Archiwum Zakładowego

Regulamin udostępniania zasobu Archiwum Zakładowego
Instytutu Nauk Prawnych Polskiej Akademii Nauk

§ 1

Ogólne zasady działania Archiwum Zakładowego Instytutu Nauk Prawnych Polskiej Akademii Nauk (dalej: AZ INP PAN) określa: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz.U. 2016 nr 0 poz. 1506), Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity: Dz.U. 2005 nr 196 poz. 1631), Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 922), Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 1764) oraz Ustawa z dnia 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz.U. 2016 poz. 352) oraz Instrukcja Kancelaryjna Instytutu Nauk Prawnych PAN, stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia Dyrektora Instytutu nr DYR.021.3.2014z dnia 3 lipca 2014 r.

§ 2

  1. AZ INP PAN udostępnia materiały archiwalne (kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (kategorii B) do celów służbowych i innych bezpośrednio tzn. umożliwia zainteresowanym, albo ich upoważnionym przedstawicielom osobiste zapoznanie się z oryginałami dokumentów (lub ich reprodukcjami) na miejscu w czytelni Biblioteki INP PAN.
  2. Prawo korzystania ze zbiorów AZ INP PAN maja:
    1. pracownicy Instytutu;
    2. emerytowani pracownicy Instytutu – wyłącznie na podstawie pisemnej zgody Dyrektora INP PAN
    3. osoby z zewnątrz – wyłącznie na podstawie pisemnej zgody Dyrektora INP PAN
  3. Udostępnianie odbywa sie pod nadzorem pracownika AZ INP PAN lub upoważnionego przez niego pracownika Biblioteki Instytutu.

§ 3

  1. Udostępnianiu bezpośredniemu podlega dokumentacja uporządkowana, opatrzona paginą lub foliacją oraz zewidencjonowana, tzn. wyposażona w pomoce ewidencyjno-informacyjne umożliwiające identyfikacje poszczególnych jednostek).
  2. Zbiory nieuporządkowane mogą być udostępniane jedynie pracownikom INP PAN do celów służbowych, na pisemne polecenie Dyrektora Instytutu, i tylko w przypadku, gdy możliwa jest ich wstępna identyfikacja.

§ 4

  1. Udostępnianie akt do celów służbowych odbywa sie za pisemną zgodą kierownika komórki organizacyjnej, w której akta zostały wytworzone.
  2. Na udostępnianie akt z komórki zlikwidowanej zgodę wyraża kierownik komórki, która przejęła jej obowiązki lub przypadku, kiedy nie można ustalić kierownika Dyrektor INP PAN.

§ 5

  1. Udostępnianie dokumentacji do celów innych niż służbowe odbywa sie na podstawie wniosku o udostępnienie akt skierowanego do Dyrektora INP PAN.
  2. Wniosek powinien zawierać: dane wnioskodawcy, nazwę instytucji na rzecz której pracuje, temat i zakres pracy naukowej lub cel wykorzystania akt).

§ 6

Pomoce ewidencyjno-informacyjne dostępnymi w AZ INP PAN mogą być udostępniane osobom z zewnątrz i emerytowanym pracownikom jedynie po dopełnieniu formalności określonych w § 5 niniejszego Regulaminu.

§ 7

  1. Udostępnia sie wyłącznie całe jednostki aktowe. Nie wypożycza sie pojedynczych dokumentów zawartych w teczce.
  2. W uzasadnionych przypadkach kierownik Pionu Projektowego INP PAN może odmówić wydania zezwolenia na korzystanie z dokumentacji lub jej kopiowanie ze względu na zły stan zachowania bądź nieuporządkowanie.
  3. Nie stanowi odmowy udostępnienia akt stwierdzenie braku żądanych dokumentów w zasobie AZ INP PAN.
  4. Poszukiwania dokumentacji w magazynie AZ INP PAN prowadzą wyłącznie pracownicy Archiwum.

 

§ 8

Termin wizyty w AZ INP PAN należy uzgodnić uprzednio z pracownikami Archiwum.

 

§ 9

  1. Każda wizyta korzystającego z zasobu AZ INP PAN w czytelni Instytutu jest odnotowywana w księdze odwiedzin (wpisanie przez pracownika archiwum imienia i nazwiska korzystającego, daty wizyty, tematu pracy i założenie podpisu przez korzystającego).
  2. AZ INP PAN udostępnia dokumentacje na podstawie karty udostępniania akt. Korzystający powinien wypełnić ją czytelnie, osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Kartę podpisuje osoba korzystająca z akt i kierownik danej komórki organizacyjnej z której akta pochodzą. Zwrot dokumentacji odnotowuje pracownik Archiwum na tej samej karcie.
  3. W przypadku udostępnienia akt osobowych wymagana jest każdorazowo zgoda Dyrektora INP PAN. Udostępnianie tych akt następuje z zachowaniem przepisów w sprawie ochrony danych osobowych.

§ 10

  1. Jednorazowo można zamówić do 10 jednostek archiwalnych.
  2. W przypadkach uzasadnionych liczba jednostek może zostać zmieniona.

§ 11

  1. Jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne udostępnia sie kolejno tzn. po zwróceniu archiwiście wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną.
  2. Archiwista może dopuścić wyjątek od powyższej zasady na prośbę użytkownika umotywowaną szczególnymi potrzebami w zakresie wykorzystania dokumentów.

§ 12

  1. Użytkownik zasobu AZ INP PAN ponosi pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych materiałów.
  2. Użytkownik zobowiązany jest do dbałości o stan fizyczny i bezpieczeństwo udostępnionych materiałów.
  3. Niedopuszczalne są jakiekolwiek zmiany w układzie akt lub ich treści.
  4. Zabronione jest samodzielne wykonywanie zdjęć lub reprodukowanie dokumentów bez zgody Kierownika Pionu Projektowego INP PAN.
  5. Nie wolno sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na dokumentach.
  6. Korzystanie z materiałów powinno być prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników czytelni biblioteki INP PAN, zgodnie z obowiązującymi tam zasadami porządkowymi.

§ 13

  1. Po zakończeniu pracy użytkownik zwraca materiały pracownikowi AZ INP PAN z informacją o ich wycofaniu do magazynu lub pozostawieniu do ponownego wykorzystania. Materiały mogą być odłożone maksymalnie na okres 5 dni roboczych.
  2. Użytkownik powinien poinformować pracownika AZ INP PAN o zauważonych brakach lub zniszczeniu udostępnianych materiałów.
  3. Ze względów na wymogi bezpieczeństwa zasobu pracownicy udostępniający akta mogą kontrolować (ale nie co do treści) wynoszone przez użytkowników notatki.

§ 14

  1. W uzasadnionych przypadkach, dokumentacja może być wypożyczona do celów służbowych poza pomieszczenie magazynu archiwalnego i czytelni biblioteki INP PAN do innych pomieszczeń INP PAN.
  2. Wypożyczający bierze na siebie pełną odpowiedzialność za ich stan i bezpieczeństwo. Akta musza zostać zwrócone w terminie ustalonym z Archiwum.
  3. Zabrania sie wyłączania z materiałów poszczególnych dokumentów, wykonywania ich wtórników bez zgody Archiwum Zakładowego INP PAN.
  4. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzenia dokumentacji wypożyczonej do innej komórki organizacyjnej INP PAN, archiwista sporządza odpowiedni protokół.

§ 15

  1. Zabrania sie komórkom organizacyjnym, którym wypożyczono akta przekazywania ich innym komórkom organizacyjnym.
  2. Przekazanie akt innej komórce organizacyjnej może nastąpić tylko poprzez AZ INP PAN.

§ 16

Nie wypożycza sie poza teren magazynu archiwalnego i czytelni biblioteki INP PAN:

  1. dokumentacji zastrzeżonej przez komórkę organizacyjną, która te akta wytworzyła;
  2. dokumentacji uszkodzonej i w złym stanie fizycznym;
  3. dokumentacji nieopracowanej i pozbawionej środków ewidencyjnych;
  4. dokumentacji niearchiwalnej wyselekcjonowanej do zniszczenia po rozpoczęciu procedury ubiegania się o zgodę Archiwum Akt Nowych na jej wybrakowanie;
  5. dokumentacji archiwalnej po zainicjowaniu procedury jej przekazania do Archiwum PAN;
  6. środków ewidencyjno-informacyjnych AZ INP PAN. W/w dokumentacji nie wypożycza się do pomieszczeń innych komórek organizacyjnych Instytutu.

§ 17

W szczególnych przypadkach Archiwum udostępnia akta w sposób pośredni przekazując zainteresowanym informacje zawarte w dokumentach w postaci pisemnej odpowiedzi na wniosek lub zapytanie, bądź w postaci reprodukcji dokumentu (z wyłączeniem podlegających odrębnym unormowaniom zaświadczeń, uwierzytelnionych odpisów oraz uwierzytelnionych reprodukcji).

§ 18

Kserokopie dokumentów osobowych zmarłych pracowników INP PAN mogą być wydane członkom ich rodzin za zgodą Dyrekcji Instytutu na podstawie przedstawionych dokumentów urzędowych poświadczających stopień pokrewieństwie.

§ 19

  1. Użytkownicy AZ INP PAN zobowiązani są do zapoznania sie z treścią niniejszego regulaminu i do stosowania sie do zawartych w nim postanowień.
  2. Nieprzestrzeganie powyższych zasad może spowodować wydanie przez Kierownika Pionu Projektowego decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania dokumentacji.
  3. Odstępstwa od Regulaminu mogą być stosowane jedynie w wyjątkowych wypadkach, za zgodą kierownika Pionu Projektowego INP PAN.
  4. 4.Rozstrzygnięcie spraw nieuregulowanych postanowieniami niniejszego Regulaminu leży w kompetencji Dyrektora INP PAN.
  5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP, jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji, w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP, zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP osobom wskazanym we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu. Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP, w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP, jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email: kancelaria@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod.mc@cyfra.gov.pl lub listownie - na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod.mc@cyfra.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..